viernes, mayo 13, 2005

CPM para dummies (6 características de un CPM)

Como decíamos ayer.. (por citar a Fray Luis de León) voy a tratar de explicar unos conceptos básicos sobre el CPM o medida del rendimiento. Si ya sabes algo de esto, no lo leas por favor.
¿Que es lo que hace al CPM distinto de un proyecto de reporting, por ejemplo? ¿Por qué muchas empresas, pequeñas y grandes usan Excel, a pesar de tener múltiples sistemas de business intelligence diseminados por los distintos departamentos? ¿Es que los datos no pueden salir de la contabilidad? Estas son las diferencias:
1. Múltiples versiones o escenarios de los datos: además del 'real' y de los 'objetivos', tenemos las previsiones o forecast (queremos saber si nos la pegaremos en el siguiente trimestre para realizar las correcciones oportunas). Por otra parte los controllers parten de una versión para llegar a otra, es decir cortan y pegan el real, le aumentan un 10% y lo convierten en la primera versión del presupuesto.
2. Entrada de datos: para los objetivos o presupuestos económicos, pero también para cualquier dato que necesitemos no económico, como m2, nº de personas, etc.
3. Reparto de los costes fijos o indirectos: los informes de CPM son esencialmente cuentas de resultados (P&L)(ya sabes eso de ingresos-gastos=beneficio) por negocios, empresas, departamentos, familias de productos, etc. Los ingresos sí que suelen tener el desglose necesario en la contabilidad y también los costes directos, pero los gastos indirectos, es necesario repartirlos con distintos criterios, por ejemplo los gastos del departamento de sistemas se pueden repartir por departamentos en función del número de empleados, el alquiler de una oficina en función de los metros cuadrados utilizados. Estos repartos (allocations) se pueden realizar en cascada: por ejemplo el departamento de sistemas antes de su reparto puede haber recibido parte de los gastos generales.
4. Consolidación de las líneas de negocio: la 'C' de CPM es de corporación, es decir grupos de empresas que no siempre disponen de una visión global del negocio por las distintas agrupaciones requeridas. Por supuesto todos los grupos hacen su consolidación fiscal o legal, pero aquí hablamos de por ejemplo consolidar líneas de negocio que están a caballo entre varias compañías.
5. Responsabilidad distribuida: En la confección del presupuesto, el proceso más importante del CMP, participan todos los directores con responsabilidad presupuestaria e incluso pueden participar hasta los vendedores aceptando, variando o justificando su cuota de ventas. Se trata de involucrar al máximo a todos los participantes para que sientan el presupuesto como 'suyo' no como algo impuesto.
6. Procesos iterativos: el ciclo presupuestario (estimación-presupuestación-seguimiento) se repite varias veces a los largo del año: para hacer presupuestos revisados, para las previsiones, para simulación, etc.

Para cubrir estos procesos, una herramienta o desarrollo CPM debería tener estas características:
1. Administración a nivel usuario:
un controller debe poder ser capaz de crear versiones nuevas (p.e. presupuesto_v1), editar jerarquías para reflejar cambios en el negocio en cuanto se producen, administrar permisos, controlar el proceso, crear sus propios informes, copiar datos entre versiones, etc.

2. Reglas de negocio: se deben de poder 'paquetizar' tanto los repartos como las consolidaciones y otras operaciones con los datos, para repetirlas de forma automatizada para los procesos presupuestarios, las previsiones y las simulaciones.
Esta pantalla es de las reglas de negocio de Hyperion Planning.
3. Creación de versiones fácil y capacidad de copia entre ellas: lo debe poder hacer el usuario. Incluso debería poderse automatizar en la reglas de negocio, por ejemplo iniciar el ciclo presupuestario copiando parte del real y parte del presupuesto sobre un nuevo escenario llamado previsión de cierre.
4. Plantillas de entrada de datos: los usuarios deben poder meter datos no sólo a nivel de detalle sino también en posiciones agregadas: Por ejemplo, se puede introducir el presupuesto de ventas a nivel año y luego se reparte con una regla de negocio por meses.
5. Workflow:
No es imprescindible, pero en grandes organizaciones es interesante controlar con un workflow todo el proceso de aprobaciones presupuestarias.
6. Edición de jerarquías: El usuario debe poder mantener de forma externa aquellas agrupaciones que no existan en otras aplicaciones, por ejemplo el territorio de cada vendedor. De esta forma, se pueden hacer cambios y reagregar (con reglas de negocio) para ver el resultado.

La mayoría de las herramientas soft que hay actalmente en el mercado están basadas en motores multidimensionales ya que son más flexibles para introducción de datos, repartos, etc:
Hyperion Planning (sobre Essbase), Outlooksoft (sobre Microsoft Análisis Services), Oracle EPB (sobre Oracle Express/Oracle Olap option), MIS Alea, Board, Cognos (Frango), Longview, etc. Los puedes ver en este cuadrante más o menos mágico de Gartner.